Az iratrendezésnek különböző módjai vannak. Minden cégnek szüksége van valamilyen struktúrára, hiszen vannak olyan dokumentumok, amiket nem elég számítógépen, szerveren vagy felhőben megőrizni, bizonyos ideig papíralapon is tárolni kell őket.
A következőkben olyan dokumentumokról olvashatnak, amiket meg kell őrizni, bemutatunk iratrendezőt, illetve pár irodaszert, amik hasznosak lehetnek az irodai életben. Ehhez az íráshoz az ILMARKET.HU nyújtott segítséget.
Milyen dokumentumokat kell tárolni?
Vannak kötelezően tárolandó iratok és vannak olyanok, amiket a cég saját hatáskörben dönt el, hogy elrakja-e. Kötelező megőrizni például minden dokumentumot, ami az adózással kapcsolatos, azokat is, amik alátámasztják az adóbevallást, ezeket a bevallástól számított öt évig kell eltenni.
Ugyanígy kötelezően őrizni kell a gazdálkodónak az üzleti évről készített beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, egyéb iratokat tíz évig.
Vannak olyan dokumentumok, amikről a cég dönt, hogy tárolja-e. Ilyen lehet például szállítmányozási cégeknél a szállítólevél, esetleg a bevételezések másolata. De ide tartoznak a különféle szerződések, kiállított számlák is. Ezek fizikai tárolására egy jól kialakított rendszerre van szükség.
Irattárolás
Irattárolásra számos kellék áll rendelkezésre attól függően, hogy milyen jellegű és mennyiségű iratot kell elraktározni.
A már nem használt dokumentumoknak jó megoldás lehet egy archiválódoboz. Ezeknek különböző fajtái vannak, léteznek dobozok, de olyanok is, amelyek kisebb mappákból összeállíthatóak, például év szerint rendezhetőek benne az iratok.
A minden nap használt anyagoknak megfelelő lehet egy gumis mappa. Ilyen lehet például, ha területi képviseletet lát el egy cég, a különböző területek szerződéseinek érdemes létrehozni egy-egy mappát.
Az előzőhöz hasonló, ha iratrendezőt használnak, ebbe nagyobb mennyiségű dokumentumot tudnak lefűzni. Ez alkalmas megoldás lehet szállítólevelek lefűzésére, hiszen tárgyévben elképzelhető, hogy vissza kell keresni.
Kiegészítők
Vannak hasznos kiegészítők iratrendezéshez. Ilyenek lehetnek az elválasztólapok lefűzős megoldásokhoz. Hasznos lehet éveket, gyártókat vagy beszállítókat megkülönböztetni.
Hasonló rendezést segítő célt szolgálnak a regiszterek is, amik szintén lefűzős rendezőknél használhatók.
Az iratrendezés hasznos kiegészítője a lefűzhető tasak, hiszen az iratrendezők többsége fűzős jellegű, így ennek segítségével helyezhetőek el dokumentumok benne úgy, hogy ne kelljen a papírokat átlyukasztani.
Minden cégnek vannak kötelezően tárolandó és saját döntése nyomán tárolt dokumentumai. Ezekre láttak most néhány példát, de léteznek még más megoldások, minden vállalatnak meg kell találnia a neki leghasznosabb módot.
